「時間がない」
「毎日雑務に追われている」
「忙しくてやりたいことができない」
あなたは、そんな状態がデフォルトになってはいませんか？
同じように忙しい環境にいても、時間を上手に使ってキャリアアップや成果を出し続ける人がいる一方で、いつも「時間がない」と言いながら、なかなか前に進めない人もいます。
この違いはどこにあるのでしょうか？
表面的な時間不足に隠れている本当の課題
多くの場合、「時間がない」は表面的な”症状”であって、根本原因ではないことが多いもの。時間に追われている人の多くが、実は「時間」以外の課題を抱えています。
例えばこのような、「時間がない」状況を招く原因に心当たりはないでしょうか。
- 優先順位が曖昧
「あれもこれも大事」と感じて、結果的にどれも中途半端になってしまう - 完璧主義
80点で十分な仕事に100点を目指してしまい、他のことに手が回らない - 抱え込み癖
「自分がやった方が早い」などと一人で抱え込み、断れない・任せられない - 注意散漫
他に気になることがあって、目の前のタスクに集中できていない
「時間がなくて〇〇ができない」というクライエントの話をよくよく聞いてみると、「実は時間はあるけど、有効活用ができていない」「本来やらなくてもいいことに、時間をかけていた」ということは少なくありません。
「時間がない」と感じる人におおむね共通しているのはこの二つ。
「判断軸や優先順位があいまい」
「目の前の緊急対応に追われて本当に大切なことに時間が使えていない」
目先の細々としたタスクに時間が溶けてしまうため、「忙しい割に手元にこれといった成果が残らない」ように感じてしまうのです。
時間の4象限で優先順位を見極める
ここで役立つのが、スティーブン・コヴィーの「時間の4象限」という考え方です。
これはすべてのタスクを「重要度」と「緊急度」の2軸で分類するというもので、全てのタスクは全部で4つのカテゴリーに分けられます。
- 第1象限：重要かつ緊急
- 第2象限：重要だが緊急でない
- 第3象限：重要でないが緊急
- 第4象限：重要でも緊急でもない
これに従って日々のタスクを分類してみると、多くの人が第1象限や第3象限のタスクに大部分の時間を費やしていることに気づくはずです。
逆に、忙しくても充実感を感じている人は、「第2象限＝重要だが緊急でないこと」にあえて時間を投資しています。
例えば将来のためのスキルアップや業務プロセスの改善など、緊急度は低いものの、生活や仕事の質が改善するものです。
緊急度が低いとつい後回しにしがちですが、これが少し先の未来の人生の充実度や仕事の効率化を決定づける“時間投資”となります。お金の投資と同じで、長期的に大きなリターンとなって返ってくるのです。
「やらないこと」を決める
時間を増やす最短ルートは、「やらないことを決める」こと。4象限に従って、普段していることを紙などに書き出してみてください。
惰性によるSNSチェック、参加しなくても良い会議、「とりあえず」でこなしているルーティーンなど、「やらなくても結果に大差ない作業」はありませんか？
今100%の力でこなしているタスクを70%の力でやってみる、あるいは必ずしも自分でやらなくてもよい仕事を、思い切って人に任せてしまうのも一つの手です。
例えば家事であれば、
- 掃除は週に1回でいいことにする
- 料理は週末に作り置きをする
- 家族で分担する
- 週に1回はヘルパーさんに来てもらう
など、時短の仕方はアイデア次第です。
経営者や起業家であれば、自分の時間は売り上げに直結するタスクに投入し、苦手なタスクはアウトソーシングすることで、より売上アップを狙えます。
「時間がない」が口癖の人は以下のステップを参考に、時間の使い方を見なおしてみてはいかがでしょう？
まとめ
- 現状把握：時間の使い方を30分単位で記録
- 優先順位の明確化：タスクを4象限に分類して重要なことにフォーカス
- 時間の投資先を調整：「重要だが緊急でない」ことに時間を投資
1日わずか15分でも1か月続ければ7.5時間、1年では90時間超。ぜひ、たった15分と思わずに、小さなステップから始めてみてください。
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